Comunicazioni informali e buona fede del lavoratore: la sanzione disciplinare non regge senza una procedura aziendale chiara
Il Tribunale di Udine, con la sentenza n. 167 del 13 aprile 2026, ha affermato un principio di particolare interesse per aziende e professionisti: se un lavoratore comunica in buona fede la propria assenza attraverso un canale informale e l'azienda non ha mai stabilito regole chiare e vincolanti su come farlo, la sanzione disciplinare è nulla.
Cos’è successo?
Una dipendente, dovendo prolungare un'assenza per motivi di salute, ha avvisato tutto tramite WhatsApp un referente aziendale indicato dall'organizzazione stessa come contatto temporaneo. Tra messaggi e vocali, ha ricevuto rassicurazioni sulla gestione delle sostituzioni ed era convinta, a ragione, che la sua assenza fosse stata regolarmente autorizzata.
Nonostante ciò, l'azienda ha contestato disciplinarmente l'assenza, sostenendo che le comunicazioni avrebbero dovuto essere trasmesse via e-mail secondo una prassi interna. Il Tribunale ha però annullato la sanzione di sospensione rivolta alla dipendente.
La decisione del Tribunale
Secondo il giudice, i messaggi WhatsApp portati come prova bastavano e avanzavano per dimostrare che la lavoratrice fosse in perfetta buona fede, con la sua "incolpevole convinzione della liceità della condotta tenuta". In altre parole, si era fidata delle indicazioni ricevute dal referente aziendale, e non c'è nulla di male in questo.
La sentenza mette in luce un principio semplice: conta la sostanza, non la forma.
Se l'azienda è stata avvisata per tempo, riuscendo così a organizzarsi, il mezzo utilizzato per farlo passa in secondo piano.
Cosa significa per le aziende
Il caso mostra l’importanza di definire delle procedure interne chiare, documentate e portate a conoscenza dei lavoratori. In assenza di regole tassative e inequivocabili, l'utilizzo di strumenti di comunicazione informali come WhatsApp, chat aziendali o altri sistemi di messaggistica può essere ritenuto idoneo a dimostrare la correttezza del comportamento del dipendente.
Per le organizzazioni diventa quindi essenziale adottare policy interne ben strutturate, disciplinando le modalità di comunicazione delle assenze, delle autorizzazioni e delle richieste del personale, così da ridurre il rischio di contenziosi e garantire maggiore certezza nei rapporti di lavoro.
E la Privacy?
Questa sentenza conferma anche un'altra cosa: le app di messaggistica sono ormai a tutti gli effetti strumenti di lavoro, usate per comunicazioni che possono avere un peso legale. Per questo le aziende dovrebbero riflettere seriamente sulla governance di questi strumenti, stabilendo regole chiare su utilizzo, conservazione delle comunicazioni e protezione dei dati personali, in linea con il GDPR e le policy interne.
Hai dubbi su come strutturare le procedure interne della tua azienda o su come gestire un caso simile? Contattaci per una consulenza personalizzata: ti aiutiamo a mettere nero su bianco regole chiare, per lavorare più sereni e ridurre i rischi di contenzioso.
