Il 13 agosto 2022 è entrato in vigore il D.Lgs. n. 104 del 27/06/2022 (c.d. Decreto Trasparenza), introducendo nuovi obblighi in capo ai datori di lavoro per aumentare il livello di trasparenza e dettaglio delle informazioni nei confronti di dipendenti e assimilati.
La novità introdotta dalla norma è relativa agli obblighi di informazione gravanti sul Titolare del trattamento in relazione all’ “utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell'incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell'assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l'adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori” da comunicare anche “alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale” ove presenti.
Tale novità, non di poco conto, rafforza il principio di trasparenza sancito dal GDPR, ampliando il dettato normativo e introducendo l’obbligo di rendere facilmente comprensibili, tra le altre, “la logica ed il funzionamento dei sistemi decisionali e/o automatizzati, gli scopi e le finalità, il livello di accuratezza, robustezza e cyber sicurezza dei sistemi”.
Si pensi, ad esempio, all’adozione di un sistema elettronico di rilevamento presenze, interfacciato con un gestionale, che rende obsoleta la timbratura; di un sistema di geolocalizzazione del lavoratore (ad esempio per gli autisti degli automezzi aziendali); di un sistema di videosorveglianza del luogo in cui operano i lavoratori; di monitoraggio delle email e del traffico sul cellulare aziendale (ad esempio per valutare situazioni anomale che possono compromettere i sistemi aziendali); di accesso logico e di rilevazione dei log dei collaboratori per segnalare comportamenti anomali; di monitoraggio dell’attività lavorativa in smartworking.
Questi sono solo alcuni tra i casi più frequenti di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, la cui finalità quella di agevolare i processi organizzativi e produttivi, aumentare il livello di sicurezza e consentire lo svolgimento di attività da remoto.
Il severo regime sanzionatorio previsto per l’inottemperanza agli obblighi descritti nel Decreto Trasparenza e nella Circolare n. 4/2022 del 10/08/2022 dell’INL comporta l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie alla presenza di comportamenti ritorsivi o che determinano effetti sfavorevoli nei confronti dei lavoratori o dei loro rappresentanti, circostanza che il personale ispettivo sarà chiamato ad accertare e supportare con adeguati elementi probatori.
In sintesi, l’obiettivo principale dei i nuovi, stringenti obblighi per i datori nella loro qualità di Titolari del trattamento è quello di rendere maggiormente trasparente il rapporto di lavoro, portando i dipendenti a conoscenza dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati ai quali sono sottoposti, e il Titolare ad ottenere una migliore consapevolezza dei rischi relativi ai trattamenti esaminati, aggiornando laddove necessario le informative, le lettere d’incarico, il registro dei trattamenti e il documento di valutazione dei rischi.
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